„Bitte warten Sie, wir sind gleich persönlich für Sie da!“ – wenn wir ganz ehrlich sind, sind wir doch alle genervt von solchen Floskeln. Aber warum achten viele Unternehmer dann selbst nicht auf professionelle Telefon- und Mailboxansagen? Wenn Sie sich nun selbst ertappt fühlen: Keine Sorge, es gibt ein paar einfache Tricks und Kniffe, wie Sie eine Telefonansage personalisiert und unterhaltsam gestalten lassen können.

Problemlöser

Egal in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist: Wer als Kunde bei Ihnen anruft, tut dies aus einem bestimmten Grund. Ein Problem, eine Frage, der Wunsch nach einem Termin, eine Beschwerde…

In diesem Moment wird Ihr Unternehmen zum Problemlöser. Solange Sie keine Hotline haben, die 24/7 besetzt ist, muss ein Anrufer auch mal mit einer Ansage vom Band vorlieb nehmen. Also vertritt Ihr Anrufbeantworter Sie und Ihr Team, wenn gerade keine Arbeitszeit ist.

Akustisches Aushängeschild

Stellen Sie sich ein Plakat vor, das für Ihr Unternehmen wirbt: Es steht an einem beliebigen Ort, Passanten sehen es – und in diesem Moment steht das Plakat für eine Botschaft von Ihrem Unternehmen an die Außenwelt.

Wer das Plakat ansieht, ist nicht automatisch Kunde bei Ihnen, sondern wird es durch die entsprechenden Werbemaßnahmen vielleicht noch.

Wer bei Ihnen anruft, ist schon einen großen Schritt weiter: Entweder, es handelt sich um einen Bestandskunden (zu dem Sie die Beziehung positiv halten und pflegen müssen) oder um einen Neukunden. Dann kann es also sein, dass der erste Eindruck, der bei der direkten Kontaktaufnahme per Telefon geschieht, mit Ihrer vorhandenen Telefonansage stattfindet.

Haben Sie so schon einmal darüber nachgedacht?

Dann können Sie sich jetzt vielleicht besser vorstellen, dass ein potenzieller Neukunde durch unprofessionelle Telefonansagen gleich beim ersten Anruf ein falsches Bild von Ihnen, Ihrem Unternehmen oder Ihren Produkten bekommen könnte.

Potenzial nicht verschenken

Nicht jeder Kunde erwartet automatisch, dass Sie rund um die Uhr telefonisch erreichbar sind (auch wenn das der Traum eines jeden Menschen ist, der gerade Abhilfe für ein akutes Problem benötigt).

Also ist das A und O einer professionellen AB-Ansage außerhalb der Geschäftszeit, dass sich jeder Anrufer gut aufgehoben fühlt. Wenn es eine Möglichkeit gibt, eine Nachricht zu hinterlassen, sollte der Rückruf innerhalb von 4 Stunden nach Abhören der Nachricht erfolgen – andernfalls riskieren Sie, dass der Anrufer sich selbst noch einmal melden muss. Dadurch würde der Rückruf-Service mittels AB-Nachricht für den Kunden obsolet.

Beinhalten sollte die Nachricht außerdem unbedingt:

• Unternehmensname
• Info, dass der Anrufer außerhalb der Geschäftszeiten anruft
• Angabe der Geschäftszeiten
• Hinweis, ob Nachricht aufgesprochen werden kann (mit Bitte um Name und Rufnummer).

Bietet Ihre Branche und Ihr Geschäftsumfeld die Möglichkeit, das Ganze etwas „lockerer“ zu gestalten? Dann nur zu – gerade weil noch viele Unternehmen in Sachen Telefon keine serviceorientierten Ansagen nutzen, werden Ihre Ansagen umso mehr herausstechen und eine erfrischende Abwechslung bieten.

„Für Elise“? – Von wegen!

Sicher waren Sie auch schon einmal in einer Warteschleife mit der typischen Wartemusik. Sei es „Für Elise“ oder ein anderes bekanntes Klassik-Stück – das Gedudel wirkt auf den ohnehin vom Warten strapazierten Geist mehr als entnervend.

Wählen Sie eine Musik, die zu Ihrem Unternehmen passt bzw. setzen Sie auf einen professionell produzierten Jingle, den Sie auch in anderen Werbemedien (z.B. in Radiospots) zum Einsatz bringen können.

Ihre AB-Ansagen und auch Ihre Warteschleife sollten Sie als erweiterte Teile Ihres Corporate Brandings verstehen – nur so können Ihre Kunden Sie als Unternehmen, Ihre Marke und Ihre Produkte einheitlich wahrnehmen und Sie stärken damit Ihr Image.

Oft unterschätzt

Die Wirkung von professionellen Telefonansagen auf Ihre Kunden sollten Sie also nicht unterschätzen. Waren Sie selbst einmal in der Lage, als Kunde auf einen Anrufbeantworter zu sprechen oder in einer Warteschleife zu verweilen, sind Ihnen sicher Unterschiede aufgefallen.

Nichts ersetzt das Gefühl, bei einem Telefonat gut aufgehoben zu sein und den bestmöglichen Service zu bekommen. Seien es abwechslungsreiche Ansagen mit etwas Wortwitz im Text, eine angenehme Musik oder sogar der firmeneigene Corporate Sound – das Potenzial der eigenen Telefon- und Mailbox-Ansagen können Sie mit einem individuell erstellten Ansagen-Paket voll ausschöpfen.