Für Elise, natürlich in der monophonen Version – der pure Warteschleifen-Horror. Dabei kann man die Wartezeit am Telefon so viel angenehmer gestalten. Und die Warteschleife ist nur ein Baustein, der zu einem professionellen Auftritt der Telefonanlage gehört. Wir zeigen heute, was alles möglich ist.
Zunächst gilt natürlich: Möglich ist das, was die Telefonanlage unterstützt. Bei jeder Anlage sind die „Talente“ unterschiedlich ausgeprägt. Wenn wir aber von einem hochbegabten System ausgehen, ist das alles machbar:
Die Meldeansage
Die Ansage schaltet sich ein, wenn alle Mitarbeiter im Gespräch sind. Nach einer bestimmten Anzahl an Rufsignalen geht also die Ansage ran, begrüßt den Anrufer, bittet ihn, zu warten und schaltet weiter in die Warteschleife.
Die Warteschleife
Wie der Name sagt, läuft diese Ansage in der Dauerschleife und sollte deshalb offen, also ohne Anfang und Ende aufgebaut sein. Zu hören gibt es beispielsweise einen Musik- oder Soundteppich mit eingestreuten, nützlichen Infos für den wartenden Anrufer.
Entweder der Anrufer bleibt so lange in der Schleife, bis ein Mitarbeiter frei wird, oder es schaltet sich nach einer festgelegten Wartezeit ein Anrufbeantworter ein.
Der Anrufbeantworter
Bei diesem Element gibt es zunächst zwei unterschiedliche Typen: der AB MIT der Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen und der AB OHNE die Option, eine Nachricht zu hinterlassen.
In den meisten Fällen lässt sich der Anrufbeantworter außerdem mit verschiedenen Ansagen bestücken:
- Ansage während der Geschäftszeiten (nach Abwurf aus Warteschleife)
- Ansage außerhalb der Geschäftszeiten
- Ansage für Feiertage
- Ansage für Betriebsurlaub
- …
Die Handy-Mailbox
Das Handy gehört nicht zur Telefonanlage selbst. Wenn aber Anrufe dorthin umgeleitet werden, bietet es sich an, auch die Mailbox des Handys an den Telefonauftritt des Unternehmens anzupassen. Auch hier hat der Anrufer dann die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen.
Hier gibt’s noch ein bisschen was zur Geschichte der Warteschleife. Und was zum Anhören gibt’s auch – unser Hinhörer-Podcast gibt Tipps zur Gestaltung der Warteschleifen.
Wie Sie mit professionell produzierten Telefonansagen das Image ihres Unternehmens oder ihrer Produkte unterstützen können, lesen Sie auch hier auf dem Blog der P&P Studios Audio-Agentur.
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